Учет оргтехники и расходных материалов
Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее. Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации. А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов. Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.
Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.
О чем речь?
Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.
Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?
Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.
Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания. Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г. № 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.
Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?
Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.
Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года.
Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.
Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 — «Прочие расходы».
Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:
- Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
- Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».
Особенности учета печатных расходных материалов
Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:
Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета:
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».
Программы и их использование
В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме. Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.
Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.
Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:
- закупу оборудования и запасных частей;
- принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
- формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
- распределения техники между отдельными подразделениями компании.
В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.
Коды и их применение
Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:
- Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
- Копировальное и копировально-множительное оборудование — 3010210 – 3010282.
- Прочее канцелярское оборудование — 3010300 – 3010460.
- Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) — 3010480 – 3010542.
- Математические приборы — 3010150 – 3010197.
Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.
Как правильно оприходовать расходные материалы?
Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах:
0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;
0 101Х8 000 «Прочие основные средства».
Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».
Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.
Как правильно списать расходные материалы?
Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт 108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.
Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.
Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.
Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников — «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.
Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:
- Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
- Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
- Картриджи не старше 2013 года выпуска.
- Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
- С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2012 года.
Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.
Учет малоценного оборудования согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы» в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0
Продолжаем разбор нового стандарта ФСБУ 5/2019 «Запасы». Согласитесь, он довольно непростой! Ранее мы уже разбирали новый учет спецодежды и спецоснастки, теперь пришла очередь малоценного оборудования.
Итак, согласно новому стандарту ФСБУ 5/2019 «Запасы» все активы, отвечающие критериям малоценного оборудования, должны относится сразу на затраты в том периоде, в котором они были понесены. Но критерии отнесения к малоценным у организаций будут разными. Почему?
Дело в том, что помимо нового стандарта «Запасы» появился новый ФСБУ «Основные средства». И часть организаций начала его применение с 2021 года, а остальные по-прежнему применяют ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Так вот согласно ПБУ к малоценным основным средствам относятся те, стоимость которых не превышает 40000 рублей без НДС. А новый стандарт предусматривает установление лимита с учётом существенности.
Так, например, на производственном предприятии могут решить, что затраты, связанные с приобретением производственных мощностей, являются для них существенными, а затраты на приобретение офисной техники ими не являются, даже если их стоимость выше лимита в 40000 рублей.
Конечно же такие решения обязательно должны быть закреплены в учётной политике предприятия.
Напомним, ранее малоценное оборудование мы учитывали как инвентарь на счёте 10.09, или в составе основных средств с присвоением инвентарного номера, но при этом в налоговом учёте относили их стоимость на затраты предприятия.
Теперь же мы должны их отражать на счёте 10.21.1 «Приобретение малоценного оборудования и запасов», затем фиксировать их выбытие на счёте 10.21.2 «Выбытие малоценного оборудования и запасов» с последующим списанием на затратный счёт.
Рассмотрим данный пример в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0.
Предположим нами был куплен компьютер за 39000 рублей без НДС. Для отражения этого факта нам необходимо перейти в раздел «Покупки» и выбрать пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)».
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Поступление» и из выпадающего меню выбрать «Товары (накладная, УПД)». Шапка документа заполняется в соответствии с приходными документами: дата, номер, контрагент, договор.
Переходим к заполнению табличной части документа и создаём новую номенклатурную позицию с видом номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы». При выборе данной номенклатуры в программе автоматически будет указан затратный счёт учёта.
Затем указываем сумму и количество и переходим в колонку «Счета учёта», в ней при необходимости меняем счёт затрат на 20, 23, 26 или 44, и проверяем статью затрат.
Заполненный документ выглядит следующим образом:
Дт 10.21.1 Кт 60.01 на сумму 39000 рублей и в бухгалтерском и в налоговом учётах;
Дт 26 Кт 10.21.2 на сумму 39000 рублей в бухгалтерском учёте и временная разница на эту же сумму в налоговом учёте;
Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму НДС.
Вторым этапом рассмотрения нашего примера будет передача нашего малоценного оборудования сотруднику Иванову И.И.
Для отражения этого факта, как и ранее, используется документ «Передача материалов в эксплуатацию». Его можно ввести, как в разделе «Склад», так и путём ввода на основании документа покупки.
В данном документе необходимо перейти на вкладку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», добавить новую строку и указать ранее приобретённое малоценное имущество, а также кому оно передаётся и на каком счёте отражается. При заполнении способа отражения расходов необходимо, чтобы была указана статья затрат «Малоценное оборудование и запасы».
Заполненный документ выглядит следующим образом:
Проведённый документ сформирует следующие проводки:
Дт 10.21.2 Кт 10.21.1 на сумму 39000 рублей в бухгалтерском учёте и временная разница на эту же сумму в налоговом учёте;
Дт 26 Кт 10.21.1 на сумму 39000 рублей в налоговом учёте и отрицательная временная разница на ту же сумму;
Дебет МЦ.04 на сумму 39000 рублей с указание материально ответственного сотрудника для забалансового учёта.
Для проверки всех произведённых действий сформируем оборотно-сальдовые ведомости по бухгалтерскому и налоговому учётам.
По счёту 10.21.1 будет отражена покупка малоценного оборудования по дебету и его выбытие по кредиту.
По счёту 10.21.2 суммы будут отражены лишь в бухгалтерском учёте.
И наконец на счёте 26 и по бухгалтерскому, и по налоговому учётам будут отражены затраты по статье «Малоценное оборудование и запасы».
Не забывайте, что алгоритм закрытия 26 счет с этого года тоже претерпел изменения. Какие? Читайте в нашей публикации Закрытие счетов 25 и 26 (косвенных затрат) с 2021 года согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Принтер основное средство или материальные запасы
Счет 10.09 Производственный и хозяйственный инвентарь.
Автор статьи
Автор и разработчик курсов: «Бухгалтерский и налоговый учет», «1С Бухгалтерия», «1С Управление торговлей (Торговля и склад)», «Продвинутый бухгалтер». Соучредитель УЦ Профирост. Директор.Эксперт в области ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии.
Производственный и хозяйственный инвентарь бухгалтера учитывают на счете 10.09.
Вообще у бухгалтеров все чаще возникают вопросы при оприходовании материалов, т.к. ни в ПБУ 5, ни в каком либо другом нормативном акте конкретно не расписано, что мы должны относить на счет 10.01, что на 10.06, а что на 10.09.
Постараемся разобрать на примерах использование того или иного субсчета в этой статье.
Перечень имущества, которое относится к инвентарю и хозяйственным принадлежностям, законодательством не установлен.
Связанный курс
На практике под инвентарем и хозяйственными принадлежностями понимают:
— офисную мебель (столы, стулья, парты, полки, шкафы офисные и нет и др);
— средства связи (телефон, факс, коммутатор, различного вида модные девайсы);
— электронную технику (фотоаппараты, диктофоны, видеокамеры, планшеты, видеорегистраторы, ноутбуки, );
— инвентарь для уборки территорий, помещений и рабочих мест (швабры, метла, веники тележки, грабли);
— средства пожаротушения (огнетушители, пожарные шкафы, пожарные рукава и др.);
— осветительные приборы (лампы, фонари);
— туалетные принадлежности (бумажные полотенца, освежители воздуха, мыло, антисептики и др.);
— канцтовары (бумага, ручки, карандаши, степлер, антистеплер, файлы (мультифора) и др;
— кухонные бытовые приборы (кулеры, СВЧ-печи, холодильники, кофемашины, кофеварки чайники, тостеры, электропечи и др.).
Если в организации имеются автомобили и их периодически приходится ремонтировать, то инструменты для их ремонта рекомендуется учитывать так же на счете 10.09. К инструментам чаще всего относятся: набор головок, набор ключей, домкраты, сверла и др.
Не забывайте, что к МПЗ (материально-производственным запасам) относятся запасы, которые не подпадают под следующие условия:
- Стоимость за единицу без НДС более 40 000
- Срок полезного использования более 12 месяцев
В этом случае Вам придется оприходовать актив на счет 08.04 и учитывать его в составе основных средств.
«Бухгалтерская энциклопедия «Профироста»
13.05.2020
Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих, Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Организация учета, как проверить, выездная налоговая проверка, счет 10 для чайников.
По какому коду КОСГУ приобретать и как вести учет картриджей?
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Вопрос
Мы автономное учреждение. Работаем по 223-ФЗ. Как нам приобретать и учитывать картриджи? Надо их списывать на забалансовый счет? Если да, то на какой?
Ответ
Картридж является принадлежностью к принтеру и самостоятельно функции не выполняет, поэтому это расходный материал (запчасть).
Расходы на приобретение отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.
При выдаче картриджа в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.
Рекомендации. Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, рекомендуем учесть его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.
Обоснование
Картридж покупают и устанавливают в принтер, то есть это расходный материал – запчасть, поэтому расходы отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.
Даже если картридж многоразовый и служит более 12 месяцев, в состав основных средств его не включайте, так как самостоятельно он никакие функции не выполняет, а лишь — принадлежность к принтеру. Такой порядок следует из пункта 10 СГС «Основные средства», пунктов 99, 118 Инструкции № 157н, пункта 11.4.6 Порядка применения КОСГУ 209н.
При выдаче картридж в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.
Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, можно рекомендовать учитывать его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.
Дополнительные материалы по Вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс
- Как отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расходные материалы для оргтехники
Расходные материалы — материалы, которые применяются для поддержания оргтехники (принтеров, МФУ, копиров и т.п.) в рабочем состоянии. К ним, например, относятся: тонер, чернила, картриджи, тонер-картриджи.
Принимайте их к учету в составе материальных запасов по фактической стоимости (п. п. 99, 102, 105, 118 Инструкции N 157н).
При поступлении расходных материалов в учреждение необходимо оформить первичный учетный документ, который будет являться основанием для принятия их к учету.
Стоимость использованных расходных материалов списывайте с бухгалтерского (бюджетного) учета в общем порядке.
Для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по приобретению и списанию расходных материалов оформите следующие бухгалтерские записи:
