Положение о порядке проведения заочного

Положение о порядке проведения заочного

Положение о порядке проведения заочного

Порядок проведения собраний высшего и иных органов юридических лиц, в том числе некоммерческих организаций, определяется их уставами и законодательством Российской Федерации.

Так, по общему правилу, предусмотренному пунктом 4 статьи 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», общее собрание членов некоммерческой организации или заседание коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией правомочно, если на указанном собрании или заседании присутствует более половины его членов (очная форма проведения собрания).

Принятие высшим органом некоммерческой организации решений без проведения собрания посредством заочного голосования (опросным путем) возможно по вопросам, не отнесенным законом к его исключительной компетенции, при условии, что порядок данной формы голосования определен уставом (пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

Исключение составляют случаи, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях принятия неотложных мер, направленных на обеспечение устойчивого развития экономики и предотвращение последствий распространения новой коронавирусной инфекции», согласно которой в 2020 году принятие решений высшим органом управления некоммерческой организацией посредством заочного голосования независимо от наличия в уставе организации соответствующих положений допускается по вопросам:

образования органов некоммерческой организации и досрочного прекращения их полномочий;

утверждения аудиторской организации или индивидуального аудитора некоммерческой организации (для некоммерческих организаций, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту).

Порядок проведения заочного голосования по вопросам, указанным в статье 4 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ, может быть определен уполномоченным органом некоммерческой организации самостоятельно при принятии решения о созыве ее высшего органа управления, если иное не предусмотрено уставом некоммерческой организации.

При этом такой порядок должен предусматривать обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации или членов коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования.

Заочное голосование проводится опросным путем посредством обмена документами с использованием почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

В соответствии с пунктом 5 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – Гражданский кодекс) протокол о результатах заочного голосования должен содержать: дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества; сведения о лицах, принявших участие в голосовании; результаты голосования по каждому вопросу повестки дня; сведения о лицах, проводивших подсчет голосов; сведения о лицах, подписавших протокол.

Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?

Возможность проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью (ОСУ) не только в очной форме (путем совместного присутствия), но и заочно (опросным путем) закрепляется в статье 37 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998 года «Об ООО». Для того чтобы воспользоваться этим положением и получить легитимное решение высшего органа управления в Обществе, необходимо знать все особенности процедуры проведения голосования в заочной форме, а также нюансы оформления документов, необходимых для подготовки и проведения данного мероприятия.

Общие положения о заочной форме собрания

Как устанавливает ФЗ «Об ООО», заочная форма ОСУ может проводиться путем обмена документами при помощи почтовой телеграфной, телетайпной или электронной связи. По своей сути для голосования опросным путем можно использовать любую связь, главное, чтобы такая связь позволила установить подлинность передаваемых в ходе процедуры сведений, а также документации, которая такие сведения подтверждает.

По общему правилу порядок проведения заочного голосования участников определяется внутренним документом организации. В принципе, если указать такой порядок в уставе, то это тоже не будет являться нарушением законодательства.

Главное, чтобы в нем были указаны:

    Обязательность сообщения всем участникам повестки дня собрания, а также ее изменения.

Законодательно (статья 37 ФЗ «Об ООО») запрещено проведение заочного общего собрания для утверждения годового отчета и бухгалтерского баланса организации.

Особенности оформления документов

Для легитимности ОСУ, проводимого опросным путем, необходимо правильно оформить:

    Уведомление о проведении общего собрания.

В уведомлении необходимо отразить информацию:

    О дате проведении мероприятия и времени окончания приема опросных листов.

Согласно пункту 2 статьи 38 ФЗ «Об ООО» к процедуре заочного голосования не применяются правила об открытии ОСУ и о выборе председательствующего на данном мероприятии. По общему правилу протокол общего собрания в таком случае подписывает единоличный исполнительный орган (директор общества). Однако внутренним документов предприятия или Уставе ООО, а также в самом уведомлении, можно указать иное лицо, на которое возлагаются полномочия по подсчету голосов, оформлению и подписанию протокола мероприятия. Законодательно не запрещено передать такие полномочия нескольким лицам.

Уведомление о проведении ОСУ подписывается директором ООО.

Заочное общее собрание ООО

Также нужно подготовить бюллетени для голосования, в которых предусмотрен способ выражения волеизъявления участника (например, поставить галочку напротив выбранного пункта, или выбрать один пункт, а остальные, невыбранные участником пункты, зачеркнуть), и все вопросы в том порядке, в котором они указаны в уведомлении. При этом формулировка вопросов в бюллетене должна быть такой, чтобы ответ на него был однозначным и не мог трактоваться двояко.

Уведомление и бюллетень должны быть обязательно направлены каждому участнику ООО таким способом, чтобы остались доказательства направления (например, направив указанные документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

После истечения времени сбора бюллетеней (опросных листов) директор ООО или иное лицо, уполномоченное на составление и подписание протокола заочного голосования, составляет данный документы с результатами голосования.

Заочное общее собрание ООО

В протоколе нужно указать:

    Форму проведения собрания.

Протокол подписывается тем должностным лицом, который провел подсчет голосов и оформил данный документ.

Заочная форма голосования применяется реже совместного присутствия всех совладельцев на ОСУ. Однако в некоторых случаях, например, когда участников ООО достаточно большое количество, или все они (большинство из них) проживают или находятся в разных населенных пунктах, вариант проведения заочного собрания – это вполне подходящий способ решения важных вопросов коммерческой деятельности организации.

Как провести заочное собрание участников ООО в 2020 году

Когда и как провести собрание участников ООО

Участники общества с ограниченной ответственностью обязаны собираться вместе хотя бы один раз в год. Это нужно для того, чтобы подвести итоги проделанной работы (ст. 34 федерального закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

По общему правилу такое собрание нужно провести не ранее 28 (29) февраля и не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным. Однако в 2020 году в связи с распространением коронавируса эти сроки изменились — собрание по итогам 2019 года можно провести до 30 сентября 2020 года (п. 2 ч. 4 ст. 12 закона «О внесении…» от 07.04.2020 № 115-ФЗ).

Кроме того, до конца 2020 года общее собрание участников ООО может быть проведено как в очной, так и в заочной форме путем опросного голосования (п. 1 ст. 1 закона «О внесении…» от 31.07.2020 № 297-ФЗ). Решение о том, очное или заочное собрание участников ООО будет проводиться, принимает исполнительный орган общества (состав его членов утверждается уставом).

Проведение заочного собрания: порядок действий

В «КонсультантПлюс» есть множество готовых решений, в том числе о том, как подготовить, созвать и провести внеочередное общее собрание участников ООО. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Проведение собрания — многоступенчатый процесс, порядок реализации которого общество определяет самостоятельно (п. 3 ст. 38 ФЗ № 14).

Важно! Право общества на проведение собрания в заочной форме должно устанавливается отдельным внутренним документом. В нем же должен быть прописан порядок проведения собрания. Без такого документа проводить заочное собрание не стоит — высока вероятность того, что суд признает его результаты недействительными.

Чаще всего применяется стандартная схема проведения заочного собрания — организаторам потребуется:

  1. Принять решение о проведении собрания.
  2. Провести голосование.
  3. Подвести итоги.

Ниже расскажем о том, как реализовать каждый из перечисленных этапов в условиях дистанционной работы.

Подготовка документов и принятие решения

Чтобы инициировать проведение собрания в заочной форме, нужно принять решение о его проведении и зафиксировать его в протоколе. Это также можно сделать заочно — члены исполнительного органа общества могут выразить свое мнение документально и направить его по электронной или обычной почте.

В решении о проведении заочного собрания ООО укажите:

  • информацию о том, что мероприятие будет проведено в заочной форме путем опросного голосования;
  • последний день приема опросных листов;
  • повестку дня;
  • порядок уведомления участников ООО о предстоящем собрании;
  • перечень материалов, предоставляемых участникам общества;
  • наименование органа, принявшего решение о проведении собрания.

Правило об обязательном уведомлении участников о предстоящем собрании не менее чем за 30 дней до его проведения при проведении заочного собрания не действует (п. 2 ст. 38 ФЗ № 14). Участники узнают о голосовании в момент получения бюллетеня, который им потребуется заполнить.

Проведение собрания

Заочный формат собрания не предусматривает личного присутствия участников общества — голосование по вопросам повестки дня можно провести дистанционно (п. 1 ст. 38 ФЗ № 14):

  • по телефону;
  • по почте (обычной или электронной);
  • посредством телеграфа или телетайпа;
  • через интернет.

Форма бюллетеня, используемого для заочного голосования, законом не утверждена — можете разработать ее самостоятельно. Главное, укажите в нем:

  • наименование документа;
  • дату проведения собрания и дату окончания приема бюллетеней (они должны совпадать);
  • вопросы повестки дня, по которым будет вестись голосование;
  • способ принятия решения обществом;
  • форму для голосования с указанием вопросов и отметок «ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» для каждого из них;
  • перечень обстоятельств, при возникновении которых бюллетень будет признан недействительным, а содержащиеся в нем голоса не будут учтены при подсчете общего числа голосов.

Подсчет голосов

В отличие от акционерных обществ ООО не имеют ни счетной комиссии, ни регистратора. Учредители общества могут возложить обязанность по подсчету голосов на любого из участников. Главное — зафиксировать этот факт документально.

Лицо, ответственное за подсчет голосов, получает заполненные бюллетени (по почте или через интернет) и производит их обработку. Полученные результаты указываются в протоколе заочного собрания ООО.

Составление протокола собрания

По итогам голосования составляется протокол в письменной форме (п. 3 ст. 81.2 ГК РФ).

Срок, отведенный на составление протокола, утверждается уставными документами общества. Если уставом срок не предусмотрен, нужно соблюдать условие, установленное п. 1 ст. 63 закона «Об акционерных…» от 26.11.1995 № 208-ФЗ: протокол должен быть составлен в течение трех рабочих дней с даты окончания приема бюллетеней.

Важно! До конца 2020 года указанный срок увеличен в связи с распространением коронавирусной инфекции — протокол нужно составить в течение 6 рабочих дней (п. 1.1 ч. 4 ст. 12 ФЗ № 115).

В протоколе собрания укажите (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):

  • дату и способ проведения собрания;
  • сведения об участниках общества, принявших участие в голосовании;
  • результаты голосования по каждому из вопросов, включенных в повестку дня;
  • сведения о лицах, которые вели подсчет голосов;
  • данные лиц, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести сведения об этом в протокол.

Нотариальное удостоверение протокола собрания, проведенного в заочном формате, не требуется — такое собрание не предполагает личной встречи, значит, и нотариус на нем присутствовать не сможет. Федеральная нотариальная палата в письме «О направлении…» № 2405/03-16-3 от 01.09.2014 это подтверждает (п. 6.1).

Итоги

Итак, провести собрание участников ООО можно не только в очной, но и в заочной форме, причем до конца 2020 года это правило действует для всех видов собраний — не только для внеочередных, но и для очередного годового. Процедура проведения заочного собрания устанавливается внутренним документом предприятия. Голосование по вопросам повестки дня осуществляется посредством бюллетеней — каждый участник общества должен заполнить документ, подписать его и отправить на имя компании.

В 2021 году можно проводить общие собрания в АО и ООО путем заочного голосования

В силу п. 1 ст. 50 Федерального закона «Об акционерных обществах» решение общего собрания акционеров может быть принято путем проведения заочного голосования, то есть без проведения собрания в виде совместного присутствия акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование.

П. 1 ст. 38 ФЗ «Об ООО» признаёт такую же возможность для общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, называя заочное голосование голосованием опросным путём.

При этом уточняются способы заочного голосования: путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Таким образом, общие собрания акционеров акционерных обществ и общие собрания участников обществ с ограниченной ответственностью могут проводиться путём заочного голосования.

Не все вопросы можно решать заочно

На основании п. 2 ст. 50 ФЗ «Об акционерных обществах» не может проводиться в форме заочного голосования общее собрание акционеров, повестка дня которого включает вопросы:

  • об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества;
  • об избрании ревизионной комиссии общества;
  • об утверждении аудитора общества;
  • об утверждении годового отчета, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности общества, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Все указанные вопросы значимы, но ни одно акционерное общество не может пройти мимо утверждения годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности. Такое решение общее собрание должно принимать ежегодно, он должен стоять в планах и потому принимается на годовом общем собрании акционеров (участников).

Общество с ограниченной ответственностью является обычно менее структурированной организацией в плане системы органов корпоративного управления и контроля. Здесь не допускается заочное голосование только по вопросам утверждения годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов, то есть, тоже важнейший вопрос для очередного общего собрания участников.

Ковидное заочное голосование в 2020-м году

Все помнят, что как раз в период необходимости проведения общих собраний в 2020-м году были объявлены карантинные мероприятия, прежде всего, самоизоляция. Это явление никак не стыковалось с очными общими собраниями, на которые ещё нужно было добраться.

Поэтому особенности регулирования корпоративных отношений в карантинных условиях были закреплены Федеральным законом от 07.04.2020 г. № 115-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части унификации содержания годовых отчетов государственных корпораций (компаний), публично-правовых компаний, а также в части установления особенностей регулирования корпоративных отношений в 2020 году и о приостановлении действия положений отдельных законодательных актов Российской Федерации».

Летние послабления поставили перед законодателем очередные вопросы. Тогда в указанный Закон Федеральным законом от 31.07.2020 г. № 297-ФЗ внесены изменения. Они, в частности, позволили в 2020-м году проводить общие собрания в ООО путём заочного голосования по всем вопросам, в том числе по вопросам утверждения годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов.

В АО ещё раньше – статьёй 2 Федерального закона от 18.03.2020 г. № 50-ФЗ «О приобретении Правительством РФ у Центрального банка РФ обыкновенных акций публичного акционерного общества «Сбербанк России» и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» общее собрание акционеров, повестка которого включает любые, в том числе запрещённые для заочного голосования вопросы, может быть проведено путём заочного голосования в 2020-м году.

Нормы о запрете проведения общих собраний по вопросам, связанным с утверждением годовых отчётов и бухгалтерских балансов были изменены лишь на период 2020-го года.

Нормы об ограничениях сроков проведения общих собраний в АО приостановлены до 31.12.2020 г.; в ООО в 2020-м году очередное общее собрание участников нужно было провести в период с 1 марта по 30 сентября.

Что год текущий нам готовит?

С начала текущего года сроки приостановления истекли и общие собрания необходимо провести в требуемые «законами мирного времени» периоды.

Напоминаю, что в акционерных обществах годовое общее собрание акционеров должно проводиться в сроки, устанавливаемые уставом конкретного общества, который может предусмотреть любой период с 1 марта по 30 июня включительно.

В обществах с ограниченной ответственностью очередное общее собрание участников должно проводиться с 1 марта по 30 апреля включительно.

Но все мы знаем, что ограничительные мероприятия продолжают действовать и продлеваться. Это учёл законодатель и 10 февраля 2021 года Государственная Дума Федерального Собрания приняла уже в третьем чтении, а 16 февраля Совет Федерации одобрил законопроект № 1026967-7. Для полного принятия осталось лишь подписание законопроекта Президентом России, после чего он (проект) станет федеральным законом. Что в нём примечательного для нашей темы?

Он предусматривает приостановление норм, запрещающих в указанных выше случаях проведение общих собраний акционеров АО и общих собраний участников ООО путём заочного голосования на период до 31.12.2021 года. То есть, в 2021-м году по всем вопросам своей компетенции общие собрания в АО и ООО могут проводиться путём заочного голосования.

Читайте также  Как можно получить приговор после вынесения
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector