Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Образец личный листок по учету кадров часть 1

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Образец личный листок по учету кадров часть 2

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Образец личный листок по учету кадров часть 3

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

Образец личный листок по учету кадров часть 4

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Образец личный листок по учету кадров часть 5

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров — это документ, содержащий биографические данные работника. Может заменять анкету или автобиографию и включаться в персональное дело сотрудника. Унифицированная форма документа законодательством не предусмотрена.

Для частных организаций этот документ не является обязательным. Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, согласно приказу Генпрокуратуры №135 от 13.03.2018, он обязателен в личных делах прокурорских работников. Единого нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать такую форму анкеты, не существует.

Бланк листка по учету кадров

На практике чаще используется расширенный вариант, с большим количеством сведений. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними, составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу ему поручить.

Выглядит он так:

Личный листок по учету кадров

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила заполнения

Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:

  • Ф. И. О. гражданина;
  • пол;
  • число, месяц, год и место рождения;
  • национальность;
  • домашний адрес, телефон;
  • паспортные данные;
  • образование;
  • сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
  • профессиональные навыки и умения;
  • пребывание за границей: период, место, цель поездки;
  • отношение к воинской обязанности;
  • данные о семейном положении;
  • сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
  • дата заполнения и подпись сотрудника;
  • фото размером 4×6 см.

Помимо перечня данных, ЛНА закрепляют и порядок ведения (в том числе — кто заполняет личный листок по учету кадров) и хранения таких документов. Практически всегда они заполняются работником собственноручно и хранятся затем в его деле даже после увольнения. Срок хранения — 75 или 50 лет.

Чтобы помочь сотрудникам разобраться, как заполнить личный листок по учету кадров, предлагаем инструкцию.

Шаг 1. Подготовить следующие документы:

  • паспорт;
  • диплом;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документы о семейном положении;
  • справки о наличии наград, льгот и т. д.;
  • личная фотография.

Шаг 2. Аккуратно, без помарок внести данные в соответствующие графы.

Шаг 3. Достоверность и актуальность данных подтвердить подписью.

Вот пример заполнения личного листка по учету кадров для наглядности:

Бланк личного листка учителя

Что делать, если сведения устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Например, сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой специальности. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в лист после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к нему. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Покажем вариант, как изменить семейное положение в личном листке по учету кадров при разводе:

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет возможность отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф, принуждение к этому недопустимо. Но, принимая решение об отказе, работнику необходимо учитывать, что этот факт не лучшим образом повлияет на сложившееся о нем впечатление. Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре или другом государственном учреждении, в котором такая форма сбора анкетной информации закреплена. В этом случае бумага заполняется работником собственноручно и находится в первом разделе его персонального дела.

Можно ли забрать его после увольнения

Так как этот документ является частью кадровой документации фирмы, забрать его гражданин не вправе даже после увольнения. Но никто не запрещает обратиться к работодателю с письменным заявлением, содержащим просьбу о предоставлении ему на руки заверенной копии.

Личный листок по учету кадров (образец)

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

  • ФИО работника;
  • Дата, место рождения;
  • Гражданство;
  • Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
  • Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
  • Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
  • Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
  • Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
  • Информацию о наличии наград и званий;
  • Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
  • Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
  • Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

  • Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
  • Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
  • Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
  • Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
  • Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Образец правильного заполнения личного листка по учету кадров в РФ в 2020 году

Существуют определенные требования к заполнению документов для каждого сотрудника предприятия, которые должны соблюдаться.

При приеме человека на работу заполняется личный листок. Можно воспользоваться образцом при составлении.

Персональный листок является неотъемлемой частью для каждого сотрудника предприятия. В карточку вписываются все основные данные о человеке – ФИО, должность, биографические и персональные сведения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для чего формируют данный документ

Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие. Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций.

Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.

Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.

Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.

Государственные организации обязаны заполнять такие листки, поскольку это требование закреплено законодательством – Приказом Генпрокуратуры РФ № 135 .

Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры.

При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.

Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.

Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.

Женщина также должна указать, не планирует ли она в ближайшее время отправиться в отпуск по беременности и родам.

Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.

Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях .

Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.

Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.

Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.

Правила его составления

При оформлении трудового соглашения работник сам заполняет бланк в единственном экземпляре.

Сведения необходимо вносить строго в соответствие с официальными бумагами – свидетельством о рождении, паспортом, трудовой книжкой сотрудника.

Кроме того, нужно учитывать следующие требования и нюансы:

  1. В документе не допускается наличие помарок, исправлений. Если они были допущены, необходимо все переписать.
  2. К анкете прилагается фотография размера 4 на 6 сантиметров.
  3. Указываются стандартные персональные данные работника – национальность, место проживания, домашний и фактический адрес, дата и место рождения, ФИО, пол.
  4. Данные о прежних местах работы – наименование предприятия, занимаемая должность.
  5. Сведения о полученных премиях и наградах.
  6. Информация о выезде за границу.
  7. ФИО ближайших родственников – супруга, детей.
  8. Воинская обязанность.

В самом конце ставится подпись сотрудника и дата заполнения бланка. Анкета вклеивается в личное дело работника и хранится в организации.

Какие документы потребуются для оформления

Перечень документов, которые потребуются при заполнении личной карточки сотрудника на предприятии:

ПаспортЕсли планируется смена фамилии в скором времени, можно заполнить карточку после получения нового документа, либо же, потребуется внесение изменений
Свидетельство о рожденииПредоставляется, если паспорт временно отсутствует
ДокументыПодтверждающие заключение брака и рождение детей
Трудовая книжкаИз нее выписываются данные о прежних местах работы

Другие документы могут быть запрошены в зависимости от обстоятельств. Так, может быть затребован сертификат, подтверждающий получение премии работником.

Пример заполнения бланка, унифицированной формы

Документ содержит следующие пункты:

  1. Наименование.
  2. Фотография – приклеивается справа в верхнем углу.
  3. ФИО, пол работника и другие персональные данные.
  4. Гражданство, место жительства.
  5. Название учебного заведения.
  6. Владение иностранными языками.
  7. Сведения о предыдущих местах работы.
  8. Подпись и дата составления анкеты.

Заполнить листок можно и в онлайн формате, но после этого его нужно распечатать для того, чтобы вложить в личное дело.

Личный листок по учету кадров - 1

Личный листок по учету кадров - 2

Законодательством не установлены требования и к формату документа. Компании разрабатывают подходящие для них бланки с учетом личных требований и пожеланий, но при этом не должны быть нарушены права работника организации.

Ввиду того, что единая, унифицированная форма не была принята, сотрудники отдела кадров используют стандартные бланки, при этом можно вносить некоторые поправки в случае необходимости.

Рекомендуется использовать форму Т-2 или Т-2ГС. Заполняет документ работник, вручную. Делать это нужно непосредственно в момент оформления на предприятие, сразу же после заключения трудового соглашения .

При этом гражданин должен на все вопросы дать полные, достоверные ответы. Не допускаются помарки и пропуски.

В случае если ответить нечего, указывается слово «нет». Если ошибка все же допущена, следует переписать все данные в новый бланк.

Листок кадрового учета можно заполнить и со слов сотрудника, если он по каким-либо причинам не может сделать это самостоятельно.

Но подпись должна быть поставлена вручную тем человеком, на которого приведены данные в анкете.

Как вносить изменения

В случае, если изменился адрес проживания, или семейное положение, и возникла необходимость внести изменения в листок, необходимо следовать некоторым правилам.

Порядок редактирования данных:

Обо всех изменениях необходимо сообщить в отдел кадровСотруднику будет выдана новая анкета для заполнения
После того, как все сведения будут внесеныНачальник отделения проверяет анкету, и вносит информацию в дело
Чаще всего осуществляются незначительные поправкиИзменение фамилии из-за регистрации брака, данные о рождении ребенка, либо о повышении квалификации, об изменении паспорта или места жительства

Для того, чтобы работники не забывали предупредить отдел кадров обо всех изменениях, происходящих в их жизни и имеющих отношение к личному делу, в конце документа необходимо сделать соответствующую приписку, в соответствие с которой работник обязуется извещать отдел кадров своевременно.

Читайте также  Как оплачивается больничный лист воспитателям

Каждый сотрудник имеет право дать отказ на заполнение листка, при условии, что он устраивается на негосударственное предприятие, принуждать к этой процедуре работодатель не имеет права.

Однако, составляя отказ, следует учесть, что данное решение может привести к нежелательным последствиям в будущем.

В случае, если речь идет о крупной организации, при устройстве в которую каждый гражданин обязан использовать листок по учету кадров, поскольку действует учетная кадровая политика, отказ на заполнение анкеты может быть приравнен к отказу принять должностные обязанности и приступить к их исполнению.

Для того, чтобы изменить данные в уже действующем документе, нужно заполнить приложение к нему. В нем указываются следующие данные:

  1. Должность, название отделения компании.
  2. Полное местонахождение предприятия – город, улица, дом.
  3. Даты вступления в должность и ухода с нее.
  4. Вносимые изменения.

Кроме того, некоторых интересует вопрос – можно ли после увольнения забрать свой листок.

Следует учитывать, что анкета – это документ, который необходим для ведения учетной базы на предприятии, поэтому, при увольнении забрать его нет возможности.

Работник может попросить руководителя о предоставлении ему копии, если в этом есть необходимость.

Сколько хранится документ

После заполнения документ должен храниться в персональной документации в деле работника компании.

Если оно было сформировано до 2003 года, то срок хранения остается прежним – 75 лет. Для новых документов был принят новый срок – 50 лет .

Личные дела руководителя организации должны храниться на предприятии постоянно. После его увольнения документы передаются в архив и не могут быть уничтожены.

На всех крупных предприятиях составляются карточки работников, для того, чтобы вести учет в отделе кадров.

Чаще всего люди заполняют анкеты при оформлении на работу, и они сохраняются в личном деле, но иногда выдается специальный бланк для заполнения уже после подписания трудового соглашения.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector