Инструкция: готовим выписку из штатного расписания

Инструкция: готовим выписку из штатного расписания

Инструкция: готовим выписку из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — это документ, который содержит должностные сведения об одном или нескольких работниках организации без указания личных данных, необходим для предоставления в различные ведомства.

Что собой представляет выписка

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Отличия от копии и от самого штатного расписания

Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.

Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:

  • делают надпись «Верно»;
  • вписывают должность уполномоченного лица;
  • ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

  • Фонд социального страхования;
  • Пенсионный фонд;
  • налоговые органы;
  • трудовую инспекцию;
  • суд.

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

  • в налоговую службу;
  • в трудовую инспекцию;
  • в Пенсионный фонд;
  • в Фонд социального страхования;
  • в комиссию по организации тендерных мероприятий;
  • при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Кто и в какие сроки ее готовит

Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.

Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Как ее оформить

Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

  • в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
  • заголовок, обозначающий вид документа;
  • дата выпуска документа;
  • номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
  • срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
  • основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
  • подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:

Выписка из штатного расписания за 11.01.2021

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Кол-во штатных единиц

Месячный фонд заработной платы

Преподаватель верховой езды

Для предоставления сведений о кадровом составе организации в государственные службы составляется выписка из штатного расписания, подтверждающая наличие сотрудников, по форме Т-3. Поля таблицы заполняются с учетом необходимой информации. Если бухгалтерские сведения о тарифных ставках и надбавках не требуются, то графы оставляют пустыми.

Еще один образец, как оформить выписку из штатного расписания по форме Т-3:

образец, как выглядит выписка из штатного расписания

Надо ли как-то заверять выписку

Документ заверяется путем обязательного проставления подписей уполномоченными лицами предприятия: руководителем организации или исполняющим его обязанности, работником отдела кадров, начальником кадровой службы, если такая имеется, бухгалтером и самим сотрудником.

Ставить печать необязательно, но если штампы в организации используются, то бланк следует завизировать, как и прочие документы компании.

2002 г. — технический университет МГТУ (г.Магнитогорск) по специальности «Промышленная автоматика и системы управления», с 2002 года — инженер-проектировщик в проектной организации. 2012 г. — специалист по кадровому учету в сфере малого бизнеса

Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

Бусыгина Ю. О.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

  • Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
  • Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

  • в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

  • Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:
    (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367). (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
  1. Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
  2. Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

  • Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

  • Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

  • Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

  • Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

  • Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

  • Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

  • на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

  1. Есть ли в организации штатное расписание.
  2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
  3. На какой период утверждено штатное расписание.
  4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
  5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
  6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
  7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
    (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
  8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
    утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Штатное расписание: оформляем, утверждаем, вносим изменения

Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию.

Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

ФОРМИРОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.

ЭТО ВАЖНО

Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, определитесь с организационной структурой предприятия. Этот шаг не обязателен к исполнению, но значительно облегчает дальнейшую работу.

Организационная структура предприятия представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на оптимальное распределение обязанностей и степени подчиненности.

Элементы организационной структуры предприятия:

  • работники;
  • отделы, бюро, подразделения и другие внутренние службы.

Основа взаимосвязи между элементами организационной структуры — горизонтальные и вертикальные связи.

Горизонтальные связи являются одноуровневыми, носят характер согласования. Они строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают наличие факта подчинения и руководства.

Существует несколько основных форм управления предприятием:

  • линейная;
  • функциональная;
  • линейно-функциональная.

Линейная форма управления

Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, в подчинении которого находятся исполнители или руководители подразделений (линейные руководители). Здесь присутствуют:

  • вертикальные связи от основного руководителя к руководителям подразделений и от руководителя подразделений к исполнителям в данном подразделении;
  • горизонтальные связи только от одного руководителя подразделения к другому. Наличие горизонтальных связей между исполнителями в разных подразделениях не предусмотрено.

Функциональная форма управления

Функциональная форма управления является следствием линейной, когда возникает необходимость в специализации подразделений предприятия. В таком случае происходит распределение функциональных обязанностей между подразделениями и исполнителями.

Линейно-функциональная форма управления

Объединяя основы линейной и функциональной форм управления, данная структура предполагает наличие как функциональных, так и линейных руководителей. Функциональные руководители ставят задачи для линейных руководителей, которые в дальнейшем могут делегировать их своим подчиненным.

Функциональный руководитель осуществляет руководство над несколькими линейными руководителями подразделений предприятия (например, заместитель директора по экономике и финансам может осуществлять руководство над начальниками планово-экономического отдела, отдела труда и заработной платы, бухгалтерии).

Кроме представленных структур управления выделяют линейно-штабную форму, дивизиональную, проектную, матричную и бригадную.

Линейно-штабная структура управления

Линейно-штабная структура — развитие линейной структуры. Данная структура управления включает специальные подразделения, так называемые штабы. Они не обладают правом принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями, предназначены для оказания помощи в выполнении каких-либо заданий, осуществляют планирование и анализ. Другими словами, штабные подразделения выполняют функции, какими ранее не были наделены линейные руководители при простой линейной структуре управления.

Дивизиональная структура управления

В дивизиональной структуре предполагается распределение обязанностей и ответственности: высшее руководство занимается планированием и решением стратегических задач, а руководители подразделений отвечают за оперативные решения (в то же время несут ответственность за получение прибыли своим подразделением).

Проектная структура управления

Проектная форма относится к органическому (гибкому, адаптивному) типу управления предприятием. Основной принцип данной формы: создание временных органов управления для решения конкретных задач (для конкретного проекта). После решения поставленных задач подразделение, как правило, расформировывают.

Матричная структура управления

Аналогично проектной форме при матричном управлении создаются проектные подразделения, но здесь их руководители подчиняются функциональному руководителю, а исполнители этих подразделений находятся в двойном подчинении (у проектного и функционального руководителя).

Бригадная структура управления

Бригадная форма очень схожа с матричной, только в основе лежит групповая форма организации труда. Применение этой формы предполагает создание автономных бригад, которые состоят из управляющего звена, звена специалистов и рабочей силы.

Следует отметить, что наибольшее распространение имеет линейно-функциональная структура управления предприятием.

Используя организационную структуру предприятия, формировать штатное расписание намного проще.

В действующем законодательстве нет ни слова о том, что штатное расписание обязаны оформлять все предприятия без исключения. В то же время в нем нет указания об отсутствии такого обязательства. Таким образом, формирование не является обязательным, но это не значит, что им можно пренебрегать.

Зачастую возникают ситуации, когда вышестоящие органы (инспекция по труду, судебные органы, налоговая служба и др.) могут затребовать штатное расписание или выписку из него (цели: проверить обоснованность применения льгот по налогам, достоверность представленных сведений о трудовом стаже, заработке и др.).

Заполнение и утверждение штатного расписания

Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы штатного расписания № Т-3 на примере (табл. 1).

Таблица 1. Пример заполнения штатного расписания предприятия

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Количество штатных единиц

Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.

Надбавка, руб.

Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) × гр. 4

Штатное расписание

Штатное расписание составляют по форме Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Она рекомендована, а не обязательна к применению, но удобна в работе и содержит все нужные реквизиты.

Трудовая инспекция, суды, ПФР и налоговики могут при проверках или запросах просить штатное расписание. С документом по форме Т-3 у вас будет меньше сложностей.

Состав штатного расписания

В расписании перечисляют:

  • структурные подразделения компании;
  • должности — для сотрудников умственного труда, руководителей, специалистов;
  • профессии — для сотрудников физического труда, рабочих;
  • число штатных единиц;
  • оклады или тарифные ставки;
  • размеры стимулирующих надбавок или премий, если они есть.

Если профессия или должность — без льгот и вредных условий труда, работодатель может сам назвать штатную единицу, иначе придется брать названия из классификаторов и нормативных актов (ОКПДТР, ОКЗ, ЕТКС).

В расписании не перечисляют работников, которые занимают должности или трудятся по конкретной профессии. Внештатные сотрудники на договорах ГПХ тоже не имеют отношения к штатному расписанию.

Оформление штатного расписания

Если расписание не умещается на одном листе, оно может состоять из нескольких, тогда его придется прошить и пронумеровать листы. Директор, кадровик или главбух ставят подписи на последнем листе, печать на документе не обязательна.

Изменения в штатном расписании

Расписание составляет директор, кадровик, бухгалтер или главбух, выпуская приказ. Для изменения штатного расписания есть два способа:

  • издать приказ о внесении изменений в расписание;
  • издать приказ о принятии нового расписания.

Изменения вносят, если увеличивается или уменьшается число ставок, открываются или закрываются подразделения в организации, переименовываются должности, растут или уменьшаются оклады и стимулирующие надбавки.

Правила заполнения штатного расписания

Штатное расписание

Вносите в форму Т-3 название компании по учредительным документам. Код ОКПО для формы возьмите из информписьма Госстатистики.

Если составляете расписание впервые, присвойте документу №1, последующие расписания нумеруйте по порядку. Проставьте текущую дату. День составления расписания и дата, с которой оно работает, могут отличаться. В строке «На период» проставьте период работы расписания и дату его ввода.

Реквизиты приказа, который утверждает штатное расписание, внесите в гриф утверждения документа. Ниже укажите число штатных единиц, подразделения, должности и зарплату. Для этого есть несколько граф:

  • 1 «Наименование структурного подразделения»;
  • 2 «Код» — используйте порядок, который поможет увидеть подчиненность в организации и ее структуру;
  • 3 «Должность. » — указывайте должности и профессии в именительном падеже, не сокращая;
  • 4 «Количество штатных единиц» — укажите число полных и неполных единиц;
  • 5 «Тарифная ставка» — внесите размер зарплаты, проценты или коэффициенты;
  • 6, 7 и 8 «Надбавки» — заполните согласно принятой в компании системе оплаты труда и мотивации;
  • 9 «Всего в месяц» — заполните, если надбавки и оклад прописаны в рублях;
  • 10 графа оставлена для ссылок на нормативные локальные акты и другой информации, которая касается штатного расписания.
Читайте также  Меры таможенного контроля: таможенный осмотр

Ведите кадровый, налоговый и бухгалтерский учет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Зарплата, отчетность через интернет, интеграция с банками, простая работа с документами и поддержка специалистов. Первые две недели все новички работают в сервисе бесплатно.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector